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Was die Bankverbindung sieht: Auszüge, Fenster und was beim Trennen verschwindet
Ein Bankkonto mit einem CRM zu verbinden ist kein Login ins Online-Banking. Firmspace fragt die Bank nur nach Auszügen, in Fenstern von höchstens einunddreißig Tagen, behält, was ein Journal braucht — und die Verbindung liest; sie bewegt kein Geld.
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Die Regel, die um neun feuert: Was Firmspace prüft, bevor eine verzögerte Automatisierung handelt
Ein Geschäft entsteht um neun, die Nachfassaktion ist um zehn fällig. In dieser Stunde kann der Kunde zahlen und das Geschäft weiterziehen. Firmspace speichert den verzögerten Schritt als Job, prüft dann Regel, Phase und Datensatz erneut — und protokolliert einen übersprungenen Lauf, statt Arbeit zu erfinden.
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Die Antwort, die das Modell nie schreibt: Warum manche KI-Antworten die zweite Runde überspringen
Im Sprachmodus liegen dem Assistenten die Zahlen oft schon vor, bevor er spricht. Firmspace lässt den Server die kurze Zusammenfassung aus dem Tool-Ergebnis bauen — ohne letzte Modellrunde und ohne erfundene Zahlen — und behält den langsameren Weg für Fragen, die ein Dokument oder eine Bewertung brauchen.
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Das Ereignis, das zweimal ankommt: Warum Firmspace Zahlung, Nachricht und Anruf nur einmal zählt
Zahlungsanbieter, Messenger und Telefonsysteme wiederholen Zustellungen. Firmspace behandelt eine Wiederholung als dasselbe Ereignis: eine Zahlung, eine Nachricht, ein Anruf — und ein Satz von Folgen für Buchhaltung, Posteingang und Automatisierung.
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Der Assistent liest das PDF, nicht das Foto davon
Ein Scan eines unterschriebenen Vertrags und ein aus dem Textprogramm exportiertes PDF sehen auf dem Bildschirm gleich aus und verhalten sich in Firmspace unterschiedlich. Der Assistent liest Text aus einer Textebene — deshalb kann er den exportierten Vertrag zusammenfassen und muss den Scan ablehnen, während ein Foto eines Kassenbons einen eigenen Weg nimmt.
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Der eingefrorene Kurs: Warum der Assistent vier Summen nennt
Eine Rechnung in Firmspace wird in ihrer eigenen Währung gerechnet, und der Wechselkurs wird beim Anlegen im Dokument eingefroren. Deshalb antwortet der Assistent auf Geldfragen mit einer Summe je Währung statt mit einer Gesamtsumme — und rechnet den Euro von gestern nicht zum Kurs von heute um.
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Die Nummer, die die KI nicht erfinden darf: wie Firmspace Dokumente nummeriert
Jede Rechnung, jedes Angebot und jede Gutschrift in Firmspace CRM erhält ihre Nummer aus einem serverseitigen Zähler — nie von der KI. So funktioniert die Reihe, warum Lücken besser sind als Duplikate und wie der Assistent ein Dokument über eine halb erinnerte Nummer findet.
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Die Gutschrift: eine Rechnung korrigieren, die schon beim Kunden liegt
Eine Rechnung, die beim Kunden liegt, lässt sich nicht stillschweigend umschreiben. Firmspace CRM korrigiert sie mit einer eigenen, nummerierten Gutschrift, die das Original unverändert lässt — und die Entscheidung einem Menschen überlässt.
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Was der KI-Assistent behält, wenn der Chat geschlossen ist
Der Assistent hat zwei Gedächtnisse: ein kurzes Gesprächsfenster und ein kleines Notizbuch mit Regeln, die Sie ihm beigebracht haben. Web-Chats werden nicht gespeichert, Telegram hält einen Verlauf dreißig Minuten, und das CRM wird bei jeder Anfrage neu gelesen. Ein Leitfaden dazu, was Ihnen folgt, was verschwindet und was ins CRM gehört.
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Was die KI über einen Deal weiß — und was sie fragen muss
Eine Deal-Karte in Firmspace CRM hält fest, was passiert ist, nicht was passieren könnte. Die KI liest Phase, Daten, Kontaktverknüpfungen und die letzten fünfzehn Aktivitäten; ein Betrags- oder Wahrscheinlichkeitsfeld gibt es nicht. Ein Leitfaden dazu, was sie weiß, was sie fragt und warum ein Kartenwechsel nicht dasselbe ist wie ein gewonnener Deal.
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Was die KI im offenen Netz lesen kann — und was sie nicht raten darf
Die Firmspace-KI kann eine öffentliche Webseite öffnen, Text und Links lesen und einen belegten Recherchebericht als Aufgabe speichern. Sie kann sich nicht anmelden, keine Skripte ausführen und keine Vermutung zur Tatsache machen — und nach dem Lesen im Netz fragt sie vor jeder Änderung im CRM.
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Wiederkehrende Rechnungen: Vorlage, Zeitplan und der Entwurf, der wartet
Eine wiederkehrende Rechnung in Firmspace CRM ist eine Vorlage mit Kalender, keine Abo-Abrechnung. Sie erzeugt die nächste Rechnung am richtigen Tag, datiert sie auf den tatsächlichen Ausstellungstag und legt sie als Entwurf oder bereits als versendetes Dokument an — die Wahl gehört zur Vorlage.
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Bestand ändert sich nur über Belege: Wie das CRM das Lager ehrlich hält
In Firmspace ist jede Warenbewegung ein Beleg: Lieferung, Ausgabe, Umlagerung, Abschreibung, Überschuss oder Inventur. Der Bestand ist nichts als die Summe dieser Belege. KI darf lesen, vorschlagen und nachbestellen, doch kein Roboter ändert still, was im Regal liegt.
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Stückliste zuerst: Warum die KI den Fertigungsauftrag komplett durchzieht – oder stoppt
Ein Fertigungsauftrag ist in Firmspace eine Spezifikation, eine Reservierung und echte Herstellkosten – keine Aktennotiz. Wird das Anfertigen einer Sache verlangt, rechnet der Assistent die Stückliste durch, prüft das Lager und zieht entweder den ganzen Ablauf durch oder benennt genau, was fehlt. Nichts bleibt halb fertig, nichts wird erfunden.
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Geplante Aufgaben für KI-Mitarbeiter: Zeitzonen, später Start und der Morgen, der ausfiel
Regelmäßige Aufgaben machen einen Roboter-Mitarbeiter nützlich, ohne dass jemand daran denken muss, ihn zu beauftragen. Sie werfen aber drei praktische Fragen auf: Welche Uhr entscheidet, was nach einem Ausfall geschieht und wie Sie einen Lauf bemerken, der nie stattgefunden hat.
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Was Ihr KI-Mitarbeiter anfassen darf: Fähigkeiten, Warteschlangen und die Grenze zwischen Lesen und Schreiben
Ein Roboter-Mitarbeiter im Firmspace Robot Office ist kein Allzweck-Assistent. Er erhält eine Rolle, eine feste Auswahl an Werkzeugen und eine eigene Warteschlange. Hier steht, wie die Grenzen gezogen werden, wer eine Änderung freigibt – und warum nicht vertrauenswürdiger Text einen Roboter auch im automatischen Modus anhalten kann.
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Zahlungserinnerungen, die sich selbst steigern: Mahnstufen, Gebühren und wo die Maschine aufhört
Eine offene Rechnung steigt in Firmspace CRM über vier Mahnstufen: jede erhöht die Stufe, setzt eine neue Zahlungsfrist und schreibt eine eigene Zeile in die Historie. Die oberste Stufe gibt das System bewusst an einen Menschen zurück.
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Vom Entwurf zum aktiven Vertrag: Was die Unterschrift im CRM wirklich auslöst
Ein Vertrag entsteht in Firmspace CRM als Entwurf und wird erst mit der Unterschrift des Kunden aktiv. Genau dieser Schritt schreibt einen Audit-Eintrag, ein Dokument-Ereignis und ein Signal, an das weitere Arbeit gehängt werden kann.
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Was der KI-Assistent in Ihrem CRM darf — und wie Sie es im Nachhinein prüfen
Der Assistent in Firmspace CRM liest Ihre Daten sofort, ändert aber nichts von selbst: Jede Aktion wartet auf eine menschliche Bestätigung. So arbeiten Berechtigungen, der Auto-Modus und das KI-Journal in der Praxis.
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Monatsabschluss im CRM: der gesperrte Zeitraum und das, was Ihre Buchhaltung erhält
Ein abgeschlossener Monat lässt sich im Firmspace CRM nicht mehr umschreiben – auch nicht vom KI-Assistenten. Hier erfahren Sie, wie der Periodenabschluss abläuft, was die Checkliste blockiert und welche Dateien im Archiv Ihrer Buchhaltung landen.
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Bankregeln und Stapel: Wie jede Transaktion in Firmspace CRM eine Kategorie bekommt
Firmenregeln wie „Gegenpartei enthält diesen Ausdruck → diese Kategorie“ beschriften Kontoauszugszeilen automatisch, und der KI-Assistent kann einen Stapel vorbereiten, der alte unbeschriftete Zeilen neu zuordnet. Ein Mensch prüft ihn, wendet ihn an und kann ihn zurücknehmen.
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Wo die Dateien einer kleinen Firma wirklich liegen: Firmspace-Speicher, Google Drive und OneDrive in einer Liste
Eine Dokumentenliste für drei Orte gleichzeitig: Dateien, die im CRM hochgeladen wurden, Dokumente, die in Google Drive bleiben, und Dateien in OneDrive. Was das CRM selbst speichert, worauf es nur verweist, welche Dateien es ablehnt und wie die KI eine PDF liest, ohne dass jemand sie öffnet.
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Die Team-Pinnwand im CRM: Wer was erfährt — und warum sie kein weiterer Chat ist
Deals, Rechnungen und Kundennachrichten liegen schon im CRM. Die Team-Pinnwand ist der Teil, den Kollegen lesen: drei Arten von Beiträgen, Kommentare mit automatischer Benachrichtigung, Reaktionen, angeheftete Notizen und eine Suche über alles.
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Das Website-Chat-Widget: Was der Besucher sieht und was Sie im CRM einstellen
Ein Chatfenster auf der Website ist kein eigenes Produkt, sondern ein Kanal des CRM mit eigenen Einstellungen: Titel, Begrüssung, Farbe, Arbeitszeiten, Bot-Schalter — und einem Ort, an dem die Fragen der Besucher landen.
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Wenn eine Nachricht zehn Aufgaben enthält: Wie die KI im CRM Arbeit erledigt, die nicht auf einmal geht
Menschen schreiben lange Nachrichten mit mehreren Anliegen auf einmal. Der Assistent im Firmspace CRM zerlegt sie in eine Warteschlange und führt die Aufgaben nacheinander aus: jedes Ergebnis kommt einzeln, jede Aufgabe sieht die vorherigen, und der zweite Lauf wiederholt den ersten nicht.
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Vom Klingeln zum Lead: Was mit einem Anruf im CRM passiert
Ein Anruf ist im Firmspace CRM kein separates Protokoll: die Nummer wird dem Kunden zugeordnet, der Eintrag landet im Verlauf und in der Kontakthistorie, und ein verpasster Anruf wird zur Benachrichtigung statt zur vergessenen Notiz.
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Vom Angebot zur bezahlten Rechnung: wie die Belegkette im CRM funktioniert
Angebot, Auftrag, Rechnung und Zahlung sind vier Ansichten desselben Geschäfts. Wird jedes Dokument erneut von Hand getippt, entstehen Fehler und Verzögerungen. So ist die Kette im Firmspace CRM aufgebaut.
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Vom Website-Chat zum Deal im CRM: Was nach der ersten Nachricht passiert
Ein Chat-Widget ist schnell eingebaut und schwer gut zu nutzen. So wird aus einem Website-Gespräch ein Kontakt, eine Karte auf dem Deal-Board und eine Aufgabe, die jemand wirklich besitzt.
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CRM-Kalender und KI-Assistent: Termine vorbereiten statt raten
Termine in einem Werkzeug, Kundengeschichte in einem zweiten, Fristen in einem dritten: Am Kalender scheitert ein CRM am häufigsten. Was der Firmspace-Kalender wirklich kann, wie er mit Google und iCloud abgeglichen wird und was der KI-Assistent damit darf, und was ausdrücklich nicht.
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Robot Office im CRM: Wie KI-Mitarbeiter Routinearbeit im Mittelstand übernehmen
Einstellen ist langsam und teuer, während die Routinearbeit im CRM nie endet. Der Robot Office antwortet mit einem kleinen Team aus KI-Mitarbeitern: enge Rollen, schriftliche Arbeitsanweisungen, begrenzte Werkzeuge, eine sichtbare Aufgabenliste und ein gemeinsames Tageslimit für die KI-Arbeit.
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KI-Lagebericht am Morgen: aus CRM-Daten wird eine klare Aufgabenliste
Eine kleine Firma braucht nicht mehr Dashboards, sondern eine ehrliche Antwort auf „Wie steht es heute?“. Der Firmspace-Assistent liest Aufgaben, Rechnungen, Kundenhistorie und Lager und macht daraus eine kurze Liste, mit der sich arbeiten lässt.
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Automatisierungsregeln im CRM: Auslöser, Aktionen und die autonome KI-Aktion
Die meisten Nachfassaktionen scheitern nicht an fehlendem Interesse, sondern daran, dass in dem Moment niemand am Schreibtisch sass. Die Automatisierung schliesst diese Lücke: ein CRM-Ereignis startet eine Regel, die Regel wartet, und der Schritt „KI-Aktion“ entscheidet, was zu tun ist.
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CRM aus Telegram steuern – mit dem KI-Assistenten
Der KI-Assistent hat einen eigenen Bot in Telegram – getrennt vom Bot, der das Team benachrichtigt. Schreiben oder diktieren Sie eine Nachricht, und Iris arbeitet mit Ihren Rechten im CRM: sucht eine Rechnung, legt eine Aufgabe an, schickt das PDF der Rechnung in den Chat. Löschen und Aktionen nach dem Lesen fremder Post bestätigen Sie mit einem Wort.
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Vom Kontoauszug zur bezahlten Rechnung: Abgleich im CRM
Das CRM holt den monobank-Auszug selbst und sucht zu jeder Bewegung ein Gegenstück: die Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder denselben Betrag mit nahem Datum. Sichere Treffer werden sofort verknüpft, schwache bleiben ein Hinweis für den Menschen – und der KI-Assistent beantwortet «wer schuldet uns» und bereitet die Zahlungsmarkierung zur Bestätigung vor.
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KI liest hochgeladene Dokumente und ordnet sie im CRM ein
Verträge, Lieferantenvereinbarungen und Rechnungen liegen jetzt als PDF im CRM und der Assistent kann sie öffnen und zusammenfassen: Er findet die Datei, liest den Text, überträgt Vertragsfelder in eine Mitarbeiterkarte und schlägt den nächsten Schritt vor.
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Beleg scannen mit KI im CRM: vom Foto zum Beleg-Eintrag
Ein Foto des Belegs genügt: Die KI liest Lieferant, Betrag, Steuersatz, Währung und Datum und schlägt sie im Formular vor. Gespeichert wird der Eintrag erst, wenn ein Mensch bestätigt.
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Sprachsteuerung für CRM-Aufgaben: diktieren, hören, bestätigen
Diktat, gesprochene Antworten und Bestätigung per Stimme im Firmspace-KI-Fenster — dazu Sprachnachrichten im Telegram-Bot. Was im Browser läuft, was Server-Schlüssel braucht und was weiterhin ein Ja verlangt.
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KI-Aufgabenwarteschlange im CRM: mehrere Aufträge auf einmal
Eine lange Nachricht mit mehreren Anweisungen wird in einzelne Aufträge zerlegt, die nacheinander im Hintergrund laufen — im Browser und im Telegram-Bot. Jedes Ergebnis kommt einzeln an.
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KI-Vertragserstellung im Firmspace CRM
Aus Dealdaten in einem KI-Schritt einen fertigen Vertragsentwurf erstellen.
WeiterlesenKI-Automatisierungsregeln im Firmspace CRM
Wie Firmspace CRM-Ereignisse in automatisierte KI-Schritte verwandelt.
WeiterlesenKI für die Buchhaltung im Kleinunternehmen: weniger Handarbeit, weniger Fehler
KI liest Rechnungen, kategorisiert Ausgaben und gleicht Bankbuchungen automatisch ab – Buchhaltung in Minuten statt an Abenden.
WeiterlesenWie KI kleinen Unternehmen hilft, mehr zu verkaufen – ohne grösseres Team
KI hilft kleinen Teams, Leads zu priorisieren, automatisch nachzufassen und Angebote zu personalisieren – mehr Zeit für echte Abschlüsse statt Routine.
WeiterlesenNeues Dashboard-Design!
Das Dashboard zeigt jetzt Ihren Tag auf einen Blick: Aufgaben, Deals und Teamaktivität auf einem Bildschirm.
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Ein Posteingang für jeden Kanal
Telegram, Viber, Messenger, SMS, Anrufe und Website-Chat landen jetzt auf einer Seite: Chat and Calls.
WeiterlesenAnrufe direkt aus dem Browser
Verbinden Sie Twilio und rufen Sie Kunden an oder nehmen Sie Anrufe entgegen – ohne das CRM zu verlassen.
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Ihr Postfach im CRM
Fügen Sie Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo oder ein beliebiges IMAP-Postfach hinzu und schreiben Sie Kunden ohne Tabwechsel.
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Eine Chat-Blase für Ihre Website
Fügen Sie eine Codezeile ein, und Besucher können Ihnen von jeder Seite Ihrer Website schreiben.
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Drei einfache Tarife
Starten Sie kostenlos, wachsen Sie mit Standard für 20 € im Monat oder schalten Sie mit Professional für 35 € alles frei.